KOMİTE ÇALIŞMA VE TOPLANTI TALİMATI

1.0 AMAÇ

Bu talimatın amacı; derneğimiz çalışmaları kapsamında oluşturulan Komitenin işleyişi için standart bir yöntem tanımlamak; HVAC’ta dijitalleşme ve onun alt başlığındaki özellikle nesnelerin interneti, büyük veri, yapay zeka ve güvenlik uygulamaları için teorik ve pratik bilgileri bir araya getirip uygun araçlarla(bülten, mail, seminer, kitapçık vs.) üyelere sunmak, sektöre faydalı hale getirmektir.

2.0 KAPSAM:

Tüm üyeleri kapsar. 

3.0 SORUMLULAR:

• Dijitalleşme Komitesi
• Enerji Komisyonu
• Bina Enerji Performası Simülasyonları Komitesi
• TTMD yönetim kurulu

4.0 FAALİYET AKIŞI:

4.1 Komitenin Oluşturulması

• Derneğimizde öncelikle oluşturulacak komitenin çalışma başlıkları belirlenir. 
• Gönüllü üyeler yapacakları ilk toplantıda, komitenin devamlılığı için gerekli olan başkan, başkan yardımcı, sekreter, sayman ve üyeleri saptar. Komitede çalışacak üyeler en az 3 olmak üzere, komitenin üstlenmiş olduğu işe uygun bilgisi ve görevleri olan çalışanlar arasından, iş yoğunluğu da göz önüne alınarak belirlenir. Komite çalışmalarına haklı gerekçelerle katılamayacak olduğunu bildiren üyelerin yerine yeni adaylar tespit edilerek komite oluşturulur. 
• Komite görev yetki ve sorumlulukları komite üyelerinin katıldığı ilk toplantısında üyeler tarafından değerlendirilir, oy çokluğu esası ile kararlar üyeler tarafından alınır. TTMD yönetim kurulu onayı sonrasında yürürlüğe girer.

4.2 Komite Çalışma Düzeni

4.2.1 Komiteler, kendi aralarında belirlenen gün ve saatte rutin toplantılar yapar. Toplantı sıklığı 3 ayda 1 defadan az olmamak kaydıyla komite üyelerince belirlenir. Toplantılara uzaktan katılım mümkün olacaktır. 

4.2.2 Toplantılar komite başkanı veya sekreterya tarafından komite üyelerine duyurulur. Toplantı tutanak formları sekreter tarafından incelenir, En fazla 3 defa üst üste devamsızlık yapan üyelerin üyelikleri düşer.

4.2.3 Komite, son toplantıda  bir  sonraki  ayın  toplantısını  planlar.

4.2.4 Komite, gerek gördüğü takdirde herhangi bir sürecin hazırlanmasıyla ilgili alt komiteler kurabilir. Alt komitenin denetiminden komite başkanı sorumludur.

4.2.5 Tüm üyeler gerek gördüğü durumlarda komite toplantılarına katılabilecekleri gibi, tartışılmasını istedikleri konuları yazılı olarak Komite başkanına iletebilirler.

4.2.6 Yönetim kurulu 3 ayda bir Komite başkanıyla koordinasyon toplantısı yapar, komiteler faaliyetlerini anlatarak diğer komite başkanlarının yardım ve görüşlerini alır.

4.2.7 Komite tarafından oluşturulan dokümanların uygulanmasının takibi, denetimin ve revizyonun hangi sıklıkta ve hangi yöntemle yapılacağı komite üyeleri tarafından belirlenir ve komite başkanı tarafından takip edilir. 

4.2.8 Komite üyelerinden birinin komiteden ayrılmak istemesi veya yeni üyelik talebi durumunda yeni üye, komite toplantısına katılarak çalışmak istediği konuyu Komiteye sunar ve komite üyelerinin oy çokluğunun kabulü ile yapılır. Yeni üyenin bu alanda çalışmalar yapmış olması ve komite gündem konularından birini alması esastır.

4.2.9 Komite, yıl boyunca yaptıkları faaliyetleri 6 ayda bir Faaliyet Raporuyla tüm üyelere duyurur.

4.2.10 Komitenin devam etmesine ya da üyelerin değişmesine oy çokluğu ile yıl sonunda yapılacak komite performans değerlendirmesine göre verilir.

4.2.11 Komite üyelerinin en az %30’u tasarımcı, %30’u taahhütçü, %40’ı satıcı firma yetkililerinden oluşur. 

5.0 İLGİLİ DÖKÜMANLAR.

• Toplantı Tutanakları
• Komite Duyuru Formu